沖縄就労ビザ申請・特定技能の相談窓口

トピックス

登録支援機関になるための具体的手順を徹底解説

登録支援機関になるための具体的手順を、最新情報をもとに徹底解説!支援責任者の選任や支援実績などの要件、申請に必要な書類、収入印紙28,400円の手数料、地方出入国在留管理局への申請から審査・登録完了までの流れを5ステップでわかりやすく紹介します。登録後の定期届出や5年ごとの更新申請など、継続義務についても網羅。これから申請を検討する方必見の完全ガイドです。


１登録支援機関とは?制度の概要と役割

登録支援機関」とは、特定技能1号の外国人を受け入れる企業(特定技能所属機関)から委託を受けて、外国人への支援業務を代行する機関のことです。

特定技能1号として外国人を受け入れる企業等には、「支援計画」を作成し、入国から帰国まで一連のサポートを行うことなどが求められますが、これらの業務を自社で行うのは負担が大きいため、専門機関に委託できる仕組みが整えられています。

登録支援機関は、出入国在留管理庁長官の登録を受けた事業者のみが業務を行えます。

登録された機関は出入国在留管理庁のホームページに掲載され、受入れ企業が委託先を選ぶ際の判断材料になります。

登録支援機関が担う主な支援業務は10項目あります。

・事前ガイダンスの提供
・出入国時の送迎
・住居確保・生活契約の支援
・生活オリエンテーションの実施
・公的手続きへの同行
・日本語学習の支援
・相談・苦情対応
・日本人との交流促進
・転職時の支援
・定期的な面談と報告

登録支援機関には、業界団体・民間法人・行政書士・社労士など幅広い事業者が登録しており、個人事業主でも要件を満たせば登録可能です。外国人材の活躍を支える重要な役割を担っており、需要も年々高まっています。

２登録支援機関になるための要件

①支援責任者・支援担当者の選任
事業所ごとに支援責任者と支援担当者を1名以上選任する必要があります(兼任可)。

②支援実績または経験要件
以下のいずれかに該当する必要があります。

・過去2年以内に中長期在留者(就労資格)の受入れ実績がある
・過去2年以内に外国人に関する相談業務に従事した経験がある
・支援責任者・担当者が過去5年間に2年以上、中長期在留者の生活相談業務に従事した経験がある
・上記と同等の支援業務を適正に実施できると認められる

③外国語対応体制の整備
外国人が十分理解できる言語で支援を実施できる体制が必要です。

④登録拒否事由に該当しないこと

・5年以内に出入国・労働関連法令違反がない
・1年以内に責めに帰すべき事由による行方不明者を発生させていない
・支援費用を外国人本人に負担させていない
・役員等が刑罰や暴力団関係者に該当しない

⑤支援の中立性
受入れ機関や役員と一定の関係がある場合、支援の中立性が保てないと判断され、登録できないケースがあります。
これらの要件は新規・更新どちらでも審査対象となるため、継続的に維持する体制づくりが重要です。

３申請に必要な書類と準備するもの

登録支援機関の申請には、多数の書類を準備する必要があります。書類不備は審査遅延や不許可の原因となるため、事前準備が成否を分けます。

【共通の必須書類】

・登録支援機関登録申請書(別記第29号の15様式)
・登録支援機関概要書
・支援責任者・支援担当者の履歴書
・支援責任者・支援担当者の就任承諾書および誓約書
・役員の住民票の写し
・立証資料(在留外国人の支援実績等を証明するもの)

【法人の場合】

・履歴事項全部証明書(登記事項証明書)
・定款または寄付行為の写し
・役員全員の住民票の写し
・直近2事業年度の決算文書の写し
・法人税の納税証明書

【個人事業主の場合】

・住民票の写し
・個人事業の開業届出書の写し
・直近2年分の所得税の納税証明書

【手数料】
新規登録には28,400円の収入印紙が必要です(更新は11,100円)。申請時に納付する必要があります。

【書類取得のポイント】
登記事項証明書は法務局のオンライン交付請求が便利です。各種様式は出入国在留管理庁のホームページからWord・PDF形式でダウンロードできます。
書類は原則として片面印刷で提出し、A4サイズで揃えるのが基本です。記載例も公開されているので、必ず参照しながら作成しましょう。

４申請から登録完了までの具体的な流れ

ここからは、実際の申請手続きの流れを5ステップで解説します。

【ステップ1】要件の確認と体制整備
まず自社が要件を満たしているかを確認し、支援責任者・担当者の選任、外国語対応体制の構築、社内規程の整備などを行います。

【ステップ2】必要書類の準備・作成
出入国在留管理庁のホームページから様式をダウンロードし、添付書類とあわせて準備します。法人登記情報や納税証明書の取得には数日かかるため、早めに着手しましょう。

【ステップ3】手数料(収入印紙)の購入
28,400円分の収入印紙を郵便局等で購入します。申請書に貼付して提出します。

【ステップ4】管轄の地方出入国在留管理局へ申請
申請者の本店または主たる事務所の所在地を管轄する地方出入国在留管理局に提出します。郵送申請も可能です(オンライン申請には対応していません)。

【ステップ5】審査・登録通知の受領
登録支援機関の登録申請に係る審査はおおむね2か月を要するとされていますが、書類不備や確認事項があると3〜4か月以上かかるケースもあります。問題がなければ「登録支援機関登録通知書」が交付され、出入国在留管理庁の登録簿に登載されます。

【ポイント】
支援業務の開始予定日の最低2か月前までには申請を完了させることが推奨されます。事業計画と合わせて余裕を持ったスケジュールを組みましょう。
なお、登録の有効期間は5年間で、更新申請が必要です。

５登録後の義務と注意点

晴れて登録支援機関として認められた後も、継続的な義務があります。怠ると登録取消や罰則の対象になるため、しっかり把握しておきましょう。

①定期届出(年１回)
これまでは四半期終了後14日以内に、支援実施状況に関する届出を提出していましたが、2026年からは年１回、翌年の５月31日までに提出することに変更となりました。

とはいえ、普段からまめにチェックしておかないと一気に作成するのはなかなかたいへんです！

近年はオンライン定期届出にも対応が進んでいます。

②随時届出
以下の事項に変更があった場合、14日以内に届出が必要です。

・名称・住所の変更
・支援責任者・担当者の変更
・支援委託契約の締結・終了
・支援業務の休止・廃止 など

③支援計画の確実な実施
受入れ機関と契約した支援内容を確実に実行する義務があります。支援が不十分と判断されると、登録取消の対象になります。

④5年ごとの更新申請
登録の有効期間は5年間です。更新申請は有効期間満了日の6か月前から4か月前の月末までに行う必要があります。期限を過ぎると新規申請が必要になるため要注意です。

⑤罰則規定
届出の不履行や虚偽届出には罰則が科されます。コンプライアンス意識を持って業務を遂行しましょう。

登録支援機関は「登録して終わり」ではなく、外国人材を支える責任ある立場です。継続的な学習と体制改善が成功のカギとなります。

６まとめ

登録支援機関になるには、出入国在留管理庁長官の登録を受ける必要があります。
要件としては、支援責任者・担当者の選任、過去2年以内の支援実績または相談業務経験、外国語対応体制、登録拒否事由に該当しないことが求められます。

申請手続きは、①要件確認・体制整備、②必要書類の準備、③収入印紙(28,400円)の購入、④管轄の地方出入国在留管理局へ申請、⑤審査(約2か月)を経て登録完了、という流れです。書類不備があると審査が長引くため、事前準備が重要となります。

登録後は、年１回の定期届出、変更時の随時届出、支援計画の確実な実施、5年ごとの更新申請といった義務が継続します。怠ると登録取消や罰則の対象になるため注意が必要です。

特定技能制度の拡大により、登録支援機関の役割はますます重要になっています。

本記事を参考に、計画的な準備で登録申請を成功させ、外国人材の活躍をサポートする一員として活動を始めましょう。