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在留期間が1年になる理由｜社会保険未加入・給与支払事務所届出未提出という盲点
外国人社員の「技術・人文知識・国際業務」等の在留期間更新において、なぜか在留期間が3年や5年ではなく「1年」しか付与されない——
採用担当者からよく相談される悩みです。
実はその原因、本人ではなく雇用主である会社側の労務・税務対応にあるケースが少なくありません。
本記事では、在留期間が短縮される代表的な2つの原因と、事業者が今すぐ取るべき改善策を解説します。
在留期間はどう決まる？1年に短縮される背景
出入国在留管理局は、技術・人文知識・国際業務等の在留資格更新時に、在留期間を5年・3年・1年・3か月のいずれかで決定します。
判断材料になるのは、本人の職務内容や勤続年数だけではありません。
審査基準では「日本での稼働の継続性・安定性」が重視されており、その裏付けとして雇用先企業の適正性が細かく確認されます。
具体的には、更新申請の際に前年分の「源泉徴収票等の法定調書合計表」の写しの提出が求められます。
これは会社が従業員の給与を適正に税務署へ申告しているかを示す書類です。
この書類が提出できない、あるいは会社が労働保険(雇用保険・労災保険)や社会保険(健康保険・厚生年金保険)に加入していないと、入管は「この会社で本当に安定した雇用が継続されるのか」を客観的に確認できません。
結果として、様子を見る意味合いで在留期間が1年に短縮されるのです。
つまり1年更新は、本人の能力や勤務態度への評価ではなく、会社側のコンプライアンス体制への「保留」のサインと捉えるべきです。次章から、代表的な2つの原因を詳しく見ていきます。
原因1：労働保険・社会保険の未加入
常時従業員を雇用する法人・個人事業所は、原則として雇用保険・労災保険(労働保険)、健康保険・厚生年金保険(社会保険)への加入が法律上の義務です。外国人従業員も国籍を問わず加入対象になります。
にもかかわらず、これらへの未加入が続いていると、入管審査では「法令遵守意識の低い雇用主」「経営基盤が不安定な会社」という印象を与えます。
更新申請書類のうち、健康保険・厚生年金保険料領収証書の写しや社会保険料納入証明書などで加入状況が確認されるため、未加入はそのまま審査結果に直結します。
当該外国人本人に落ち度がなくても、会社の未加入が理由で在留期間が1年に留め置かれる、あるいは最悪の場合は更新自体が不許可になるリスクもあります。
改善策は次の3点です。
第一に、年金事務所またはハローワークで加入手続きを行い、加入日を明確にすること。
第二に、未加入期間がある場合は速やかに遡及加入し、保険料を納付すること。
第三に、社会保険労務士など専門家と顧問契約を結び、加入・脱退・算定基礎届などの手続きを継続的に管理する体制を整えることです。加入は法令上の義務であると同時に、優秀な人材を長期的に定着させるための投資でもあります。
原因2：給与支払事務所等の開設届出書の未提出
意外と見落とされがちなのが「給与支払事務所等の開設届出書」です。
これは、会社が従業員に給与を支払う事業所を開設した際に、開設から1か月以内に所轄税務署へ提出する義務のある届出書です。この届出をもとに税務署は源泉徴収義務者を把握し、源泉徴収票等の法定調書合計表の提出につながっていきます。
在留期間更新の審査では、前年分の法定調書合計表の写しの提出が原則求められますが、設立間もない会社などでこれを提出できない場合は、その理由を示す資料として給与支払事務所等の開設届出書の控えの提出が代替的に求められます。
この届出自体を行っていないと、会社が税務署に給与支払事業所として認識されておらず、源泉徴収や納税の実態を客観的に示せません。入管から見れば「会社の実在性・継続性を裏付ける公的な記録がない」状態であり、これも1年という短い在留期間が付与される要因になります。
改善策はシンプルです。
給与の支払いを開始した時点、あるいは事業所を新設・移転した時点で、速やかに「給与支払事務所等の開設届出書」を所轄税務署へ提出すること。
すでに未提出のまま時間が経過している場合も、気づいた時点で速やかに提出すれば問題ありません。あわせて、法定調書合計表を毎年期限内(1月末)に提出する体制を税理士と連携して整えておくと、翌年以降の更新審査がスムーズになります。
まとめ
技術・人文知識・国際業務等の在留期間が1年に留まる背景には、本人の資質ではなく雇用主側の労務・税務体制の不備が潜んでいることが少なくありません。
代表的な原因は、労働保険・社会保険への未加入と、給与支払事務所等の開設届出書の未提出です。
いずれも会社の「継続性・安定性」を入管に示せないことが問題であり、社会保険への加入手続きと税務署への届出を速やかに行うことが直接的な改善策になります。
社会保険労務士・税理士と連携し、日頃から労務・税務のコンプライアンス体制を整えておくことが、外国人社員の在留期間を伸ばし、安定した雇用継続につながる最も確実な近道です。
